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「データの入力規則」や「プルダウン」など、エクセルの機能をフル活用して、管理しやすいユーザー入力リストを作成する方法

【エクセルで使用頻度の高いユーザーリスト特集】
Excelist.net編集部へご連絡を頂いたご質問の中から、エクセルでユーザーリストを作成する時に、特に使用頻度の高いもの、また、覚えておくとユーザーリスト作成の効率化に繋がるものなど、エクセルの便利な使い方を紹介していきます。

承認者をプルダウンから選択しないと先に進むことが出来ない、ユーザーがルールと異なる入力や操作をした場合はエラーメッセージが表示される、ユーザーが管理者の意向に同意しないと先に進むことが出来ない、などの管理者が管理しやすいエクセル形式のユーザー入力リストファイルを作成する方法を紹介。

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「データの入力規則」や「プルダウン」など、エクセルの機能をフル活用して、管理しやすいユーザー入力リストを作成する方法

とある旅行会社を例に管理者が管理しやすいエクセル形式のユーザー入力リストを紹介していきます。


この旅行会社では、社員の福利厚生の一つとして航空券・ホテル・レンタカーの社内割引チケットを配布しており、利用したい社員は以下のリストのB~D列の申請者欄に社員ID・氏名・内線番号を入力し、G列以降の旅行先地域から、自分が欲しい割引チケット(航空券・ホテル・レンタカー)を申請することになっています。


最初はエクセルファイルに何の規制もかけずに自由に入力していたのですが、社員が自由に入力しすぎるため社内割引チケットの担当者は頭を悩ませていました。そして、エクセルファイルに規制をかけることを考え、完成したのが以下の申請リストになります。


このファイルには、どのような規制がかけられているのでしょうか。エクセルファイルでユーザーに入力してもらうリストを作成する場合のほか、以下の手順はいろいろな場面で役に立ちますので、ユーザーが勝手に入力出来ないリストを作りたいと考えている方には、何かのヒントになると思いますのでぜひ、ご参照ください。



会社の手順としては、上司の承認を得てから申請を行うのですが、「上司の承認」という過程を無視して勝手に入力する社員が後を絶ちませんでした。社内割引チケットの担当者としては、その都度、申請者に差し戻し「上司の承認を得るよう」連絡しなくてはなりません。


この手間を省きたいと考えた社内割引チケットの担当者は、以下のようにA列で「承認者」を選ばないと、B~D列のグレーアウトが解除されない仕組みをエクセルファイルに組み込みました。


承認者をプルダウンから選択しないとB~D列はグレーアウトされ「入力できない状態である」ことを入力者にわかりやすく表現しています。



>>ドロップダウンリスト(プルダウンリスト)を作成する方法はコチラ。


承認者を選択するとB~D列のグレーアウトが解除され「入力できる状態である」ことを入力者にわかりやすく表現しています。



>>エクセルのドロップダウンリスト(プルダウンリスト)を選択しないとグレーアウトが解除されない方法はコチラ。


また、グレーアウト中に強引にB4セルに社員ID(123456)を入力しても、セルの中には何も表示されず、入力者に違和感を感じさせる工夫もされています。



>>セルに入力した文字をセル内に表示させない方法はコチラ。


上記の状態でキーボードのエンターボタンを押下した場合は「承認者:未選択 A列のプルダウンから承認者を選択してください。」のメッセージを表示させ、適切な手順に戻させる仕組みを組み込んであります。



>>「入力規制」に反するデータを入力した際にエラーメッセージを表示させる方法はコチラ。


上記の対応をしたことで承認のプロセスは適切にまわるようになりましたが、今度は「社員IDは半角、氏名は全角」という通達を無視して自由に入力する社員が後を絶たず、社内割引チケットの担当者を悩ませていました。そこで、以下のように文字入力にも入力規則をかけて、社員IDは半角、氏名は全角で入力されるように設定しました。


例:社員ID(B4セル)選択時は半角入力となるように設定されています。
エクセルで管理者が管理しやすいユーザー入力ファイルを作成する方法


例:氏名(C4セル)選択時は全角入力となるよう設定されています。
エクセルで管理者が管理しやすいユーザー入力ファイルを作成する方法


>>「半角」、「全角」などセルに入力する文字を規制する方法はコチラ。


これでリストの入力は社内割引チケット担当者の手間をかけずに実施することが出来ました。しかし、今度は申請のルールを理解しない従業員が申請し、社内割引率、社内割引適用期間、キャンセル時の払い戻しなどでトラブルが減りませんでした。そこで、社員には申請前に同意事項を確認するよう通達し、申請時にはプルダウンから「同意事項を承認のうえ申し込みます。」を選択しないと申し込めないようにしました。



以下がリストを開いた状態。北米・欧州・アジアの列の航空券・ホテル・レンタカーの項目がグレーアウトされ「入力できない状態である」ことを入力者にわかりやすく表現しています。
エクセルで管理者が管理しやすいユーザー入力ファイルを作成する方法


申請前の同意事項確認のプルダウンから「同意事項を承認のうえ申し込みます。」を選択すると…
エクセルで管理者が管理しやすいユーザー入力ファイルを作成する方法


北米・欧州・アジアの列の航空券・ホテル・レンタカーの項目がグレーアウトが解除され「入力できる状態である」ことを入力者にわかりやすく表現しています。
エクセルで管理者が管理しやすいユーザー入力ファイルを作成する方法


>>「データの入力規制」で文字を表示する方法はコチラ。


文字表示(選択)とグレーアウトと連動させる方法は上記「エクセルのドロップダウンリスト(プルダウンリスト)を選択しないとグレーアウトが解除されない方法」をご参照ください。


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